Assistenz der Geschäftsführung & Office Management (m/w/d)

Die Internationale Stiftung Mozarteum in Salzburg widmet sich seit mehr als 140 Jahren der Erforschung und Pflege des Werks von Wolfgang Amadé Mozart und seiner Familie.
Mit Initiativen in den drei Kernbereichen Konzertveranstaltung, Mozart-Museen und Wissenschaft schlägt sie die Brücke zwischen Bewahrung der Tradition und zeitgenössischer Kultur. Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir spätestens ab Mai 2025 eine Assistenz der Geschäftsführung & Office Management (m/w/d).

Abwechslungsreich & interessant – Dein zukünftiges Aufgabengebiet:

In dieser vielfältigen und interessanten Position zeigst Du ein hohes Maß an Überblick und Eigenverantwortung. Du liebst den Umgang mit Menschen, hast eine Affinität zu Kultur, arbeitest gerne im Team und bist unter anderem für folgende Aufgaben zuständig:

• Entlastung des Geschäftsführers und des Präsidiums in allen organisatorischen und administrativen Themen inkl. Terminkoordination, Kalenderverwaltung, Reisemanagement, Empfang und Betreuung von Geschäftspartnern
• Planung, Organisation und Betreuung der Gremiensitzungen inkl. vorbereitender Tätigkeiten (u.a. Erstellung von Präsentationen und Unterlagen), Unterstützung bei Sitzungen vor Ort, Erstellung von Sitzungsprotokollen und deren Nachhaltung – in englischer und deutscher Sprache
• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs in der Administration und der Organisation der Alltagsprozesse und -arbeiten der Geschäftsführung und Gremien mit internen und externen Stakeholdern
• Allgemeiner Schriftverkehr (auch mit Personen aus Politik, Kultur und Gesellschaft), Vertragswesen, Budgetverwaltung u. -erstellung
• Planung, Organisation und Betreuung von internen und externen Meetings, Veranstaltungen, Events, Empfängen und Kongressen auch in enger Abstimmung mit externen Partnern
• Kommunikationsschnittstelle zu allen relevanten Bereichen des Hauses
• Eigenverantwortliche Übernahme von Projekten
• Unterstützung der Social-Media-Aktivitäten des Managements

 

Gewissenhaft & selbstständig – so ziehst Du die Aufmerksamkeit auf Dich:

• Abgeschlossene einschlägige Ausbildung und Berufserfahrung in ähnlicher Position (HAK/Matura, Studium der Wirtschaft/Kultur/Musik), Erfahrung im Kultur- oder Verwaltungswesen von Vorteil
• Höfliches Auftreten und professionelle Umgangsformen, Serviceorientierung
• Selbständige, proaktive und gewissenhafte Arbeitsweise
• Organisationstalent mit sehr guten kommunikativen Fähigkeiten
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse, weitere Sprachen von Vorteil
• Erfahrung im Projektmanagement von Vorteil
• Teamfähigkeit, Flexibilität, Loyalität und Diskretion
• WiedereinsteigerInnen willkommen

 

Kollegial & ambitioniert – was darfst Du von uns erwarten:

• eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgabe in einem der führenden Kulturbetriebe Österreichs
• Integration in ein engagiertes und kollegiales Team mit „Du-Kultur“
• Vergünstigungen für MitarbeiterInnen
• Arbeiten im Herzen der Stadt Salzburg
• je nach Qualifikation und Erfahrung wird ein Jahresbruttoentgelt ab
  € 2.562,94 brutto (Basis Vollzeit/40h) mit Bereitschaft zur Überzahlung, abhängig von Qualifikation und Erfahrung geboten

Wir freuen uns auf Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen per e-mail an:

Mag. Christina Lackner
Leitung Personal/HR
E-Mail: bewerbung@mozarteum.at